Chuyên trang văn bản pháp luật kế toán kiểm toán
Chương 4 - Chứng từ kế toán
HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
(Thông
tư này thay thế cho Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định
số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông
tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính)
Điều 116. Quy định chung về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải
thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày
31/5/2004 của Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Điều 117. Hệ
thống biểu mẫu chứng từ kế toán
1. Các loại chứng từ kế toán tại phụ lục 3 Thông tư
này đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế
biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của
mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc
rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
2. Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu
mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và
hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn Phụ lục 3 Thông tư
này.
3. Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp
dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.
Điều 118. Lập
và ký chứng từ kế toán
1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên
quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế
toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung
chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội
dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ
ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với
số tiền viết bằng số.
2. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo
quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một
lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập
nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể
viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả
các liên chứng từ.
3. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức
danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử
phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên
chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực
đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo
từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải
giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì
chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
4. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán
trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân
hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán
của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách
nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
5. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám
đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ
quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị
đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ
ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
6. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không
được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền
không được uỷ quyền lại cho người khác.
7. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký
của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ
quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh
số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền)
quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng
ký.
8. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký
chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung
chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
9. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng
Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản
lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
Điều 119. Trình
tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
1. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập
hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh
nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm
tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi
sổ kế toán.
2. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm
các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng
từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản
và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
3. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các
chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với
các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin
trên chứng từ kế toán.
4. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành
vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của
Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng
thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật
hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và
chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả
lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Điều 120. Dịch
chứng từ kế toán ra tiếng Việt
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi
sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng
từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì
phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều
lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở
đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân
lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của
người ký trên chứng từ... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm
về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm
với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Điều 121. Sử
dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán
1. Các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế
mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại
Điều 17 Luật Kế toán.
2. Chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. Các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử.